Jaroslav Plotnikov

Struktur des Schreibens an eine Beschäftigte Person

Структура письма занятому человеку

Здесь можно выделить четыре составляющих: Обращение и подпись. Представиться. Суть дела и вопросы. Формулы вежливости.

I. Обращение и подпись

Всегда старайся обращаться по имени, точнее по фамилии. Здесь банально задействован психологический механизм. Увидев обращение к нему лично, получатель отнесется к письму более ответственно. В итоге ты получишь увеличение вероятности (и качество!) ответа. Это ведь то тебе и требуется, верно? Если имя неизвестно, стандарт по умолчанию “Многоуважаемые дамы и господа”.
Иногда “подлый” чиновник подписывается одной фамилией, напр. Meier. В немецком угадать пол по фамилии невозможно. Друзья немцы в таких случаях пишут “Sehr geehrte Frau/Herr Meier, …”

II. Представиться

Представься в нескольких словах – кто ты и чем ты занимаешься. Понятное дело, здесь важно не козырять своими умениями, а дать получателю адекватную информацию, что он мог тебя “категоризировать”. В Германии все разложено по полочкам, в том числе законы и правила. Постарайся найти золотую середину между “исчерпывающе” и “кратко”.

III. Суть дела. Вопросы

Теперь когда получатель “категоризировал” тебя, дай ему знать, что именно тебе необходимо.Пиши не бопее трех вопросов в одном письме. Два вопроса идеально.

Не задавай “отрицательные” вопросы (напр. “не могли бы вы подсказать…”). По возможности избегай “закрытые” вопросы, т.е. предусматривающие ответ Да или Нет.

В идеале задавай “открытые” вопросы – Какие требования к получению визы? На каких сайтах найти достоверную информацию? Вы могли бы посоветовать мне последующие шаги?

IV. Höflichkeitsformeln

Немцев хоть и считают “механистическим” народом, но это верно лишь отчасти. Как ни верти, все мы приматы, homo sapiens. Мы все же мы не автоматы, чтобы просто обмениваться битами информации. Если тебе лень каждый раз набирать формулы вежливости, создай шаблон письма. Этих формул немного и они постоянно повторяются, что в английском, что в немецком.

 

Дополнительно про обращение и подпись

По умолчанию, всегда подписывайтесь именем и фамилией (в точности так, как ваше имя записано у вас в загранпаспорте).

Рекомендую в настройках почты прописать имя так, как оно записано в паспорте. Для деловой переписки это обязательно. Если вы предпочитаете более простую форму имени (например в паспорте Олександр а вы подписываетесь Алекс), оставьте это для дружеской переписки. В деловой корреспонденции все должно быть сухо, ясно, корректно, “документально монументально” 🙂

Обращаться по имени или фамилии? У меня лично сложилось впечатление, что в англоязычных странах, люди быстро переходят на обращение по имени, в том числе и в деловой переписке. В немецком это не так. Не спеши обращаться по имени. По крайней мере в первом письме всегда подписывайся именем и фамилией – напр. Oleksandr Ivanenko. Это производит солидное впечатление. Если тон ответа тебе показался “теплым”, тогда уже можно подписаться именем Oleksandr или например Alex.

Возможно тебе поможет эта статья: Как написать письмо занятым людям на которое тебе ответят

 © 2018 Jaroslav Plotnikov ( all articles )

* – Объяснения немецким терминам см. в Глоссарии.

Your thoughts? Please leave a reply:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *