Jaroslav Plotnikov

Der Knigge von Korrespondenz mit deutschen Beamten – 1 – Anfrage ans Finanzamt

Wie schreibt man eine kurze Email-Anfrage auf Deutsch oder Englisch

ПО-РУССКИ / ENGLISH

Während meines 18-jährigen Aufenthalts in Deutschland, davon 10 Jahre Migrationsberatung,  habe ich unzählige offizielle Briefe geschrieben und beantwortet. Es waren Beamten, Manager, Geschäftsleute, Professoren  und deren Sekretärinnen, Freelancer, Berater, Coache. In dieser Artikelreihe versuche ich meine Erfahrungen in maximal komprimierter Form darzustellen. Deswegen einige Aussagen können kategorisch aussehen. Bitte nehme die nicht als endgültige Wahrheit, sondern als Einladung zum Dialog. Wenn alles aus deiner Meinung nicht stimmt, komisch oder unverständlich aussieht, schreibe doch einen Kommentar. Es ist anonym und bedarf keiner Registrierung.

“Algorithmus” einer Email-Anfrage

Nehmen wir an, Du benötigst Insider-Wissen, welches außerhalb von allgemein, zugänglichen Informationen liegt. Die Recherchen und Tips von Freunden und Kollegen haben nicht wirklich weitergeholfen. Du suchst einen Experten um ihn nach dem Rat zu fragen. Du brauchst jemanden, der aktuelle Information aus der ersten Hand vermitteln könnte.

Möglicherweise hast Du so eine Person bzw. seine Emailadresse gefunden. Der Adressat kann eine bekannte Persönlichkeit, ein Manager höheren Ranges aber auch eine Sekretärin oder ein Beamte sein. Die Regeln des guten Benehmens bei der geschäftlichen Kommunikation sind universell.

Die Hauptbestandteile:Kürze – Klarheit – Höfflichkeit

Kürze

“In der Kürze liegt die Würze” sagen Deutsche. Stelle dir vor – dein Adressat bekommt 20+ Anfragen täglich. Diese Menge könnte auch variieren. Es ist auch nur eine Annahme. Wir gehen also davon aus, dass der Empfänger täglich vieeele Mails lesen, bearbeiten und beantworten hat. Viele dieser Mails haben auch höhere Priorität als deine Mail.

Was passiert wenn dein Schreiben umfangreich ist? Sehr wahrscheinlich, dass es schnell überflogen und zur Seite gelegt wird. Er muss warten bis man ihn später aufmerksam liest und beantwortet. Also, grundsätzlich schreibe Anfragen die man innerhalb von wenigen Minuten lesen und eine hilfreiche Antwort geben kann.  

Klarheit

In vielen Weltkulturen gilt es als unangebracht vom Anfang an zur Sache zu kommen. Im Falle von offiziellem Schriftverkehr redet man in Deutschland nicht um heißen Brei herum. Schreibe zuerst den ganzen Brief bis zum Ende. Lese den und kürze ihn. Wiederhole das Lesen 2-3 mal. Jedesmal nehme einiges weg bis der Brief äußerst kurz wird.

Höfflichkeit

Anderes Extrem – “Superkürze”. Dies ist der Fall wenn die Anfrage sich auf ein “call to action” reduziert. Der Absender erwartet, dass der Empfänger sofort ihn mit Informationen versorgt und / oder irgendeine Aktion ausführt. Der Absender meint es vielleicht gut. Er will den Empfänger “mit unnötigen Details nicht überlasten”. Vielleicht merkt der Absender gar nicht, dass sein Schreiben als befehlerisch oder undankbar interpretiert werden könnte. Auf solche “kürze” Anfragen reagiert man oft mit unbewusstem Widerstand. Auch wenn der Empfänger die Anfrage beantwortet, wird er kaum hilfreiche zusätzliche Information hinzufügen oder die Anfrage an einen Kollegen weiterleiten.

Soll ich auf Deutsch oder auf Englisch schreiben? Grundregel lautet: geschäftliche Briefe, also an Firmen oder Recruiter kannst Du ruhig auf Englisch schreiben. Mache dir keine Sorgen, wenn dein Englisch nicht perfekt ist. Du bewirbst dich nicht als Journalist oder Lehrer, sondern als IT-Fachkraft.

Ganz anders, wenn Du an eine Behörde schreibst. Wundere dich nicht wenn die Rückmeldung auf deine englischsprachige Anfrage lange dauert oder gar nicht kommt. Ich empfehle ausdrücklich an Behörden auf Deutsch zu schreiben. Deutsche Sprache wird die Wahrscheinlichkeit und die Schnelligkeit der Antwort ins vielfache vergrößern. Deinen text ins Deutsche zu übersetzen ist nicht schwierig und nicht teuer. Frage deinen Deutschlehrer oder deine Landsleute die in Deutschland studieren. Sie sind leicht zu finden über Facebook, Fiverr.com oder Upwork.com.

Übrigens, wenn Du ein oder einige Email-Vorlagen hast (s. “Höflichkeitsformeln”) das wird den Übersetzer Einsatz stark reduzieren. Es bleiben lediglich einige Zeilen im Hauptteil zu übersetzen. Dies reduziert die Übersetzungskosten enorm.

Auf dieser Stelle schlage ich vor ein konkretes Beispiel zu studieren. Es ist eine Anfrage ans Finanzamt.* Es geht um die Selbständigkeit eines Informatikers. S. den Screenshot oben.


Betreff: Bluecard IT-Fachkraft – erste Schritte in Selbständigkeit ?
Subject: Bluecard IT specialist – first steps to self-employment?

Sehr geehrte Damen und Herren,
Ladies and gentlemen,

mein Name ist …, [1] meine Staatsangehörigkeit ist russich. [2]
my name is …,[1] my nationality is Russian. [2]

Seit dem 01.01.16 [3] arbeite ich in Deutschland als QA Engineer Bluecard IT-Fachkraft / Angestellter. [4]
Since 01.01.16 [3] I have been working in Germany QA Engineer Bluecard IT specialist / employee. [4] 

Ich möchte gerne nebenberufliche Selbständigkeit ausüben. Laut meinem Aufenthaltstitel ist mir “selbständige Tätigkeit gestattet”.  [5]
I would like to work as a part-time self-employed person. According to my residence title “self-employed activity allowed”. [5]

Meine Fragen:
My questions:

1) Welche Schritte muss ich auf diesem Wege zuerst tun?
    Which steps do I have to take first?

2) Wie entscheidet sich ob ich Freiberufler* oder Gewerbetreibende* bin?
    How to decide whether I am a freelancer or a trader? 

3) Kann ich gemäß der Kleinunternehmerregelung in beiden Fällen (Freiberufler / Gewerbetreibende) meine Selbständigkeit anfangen?
Can I set up the “small business regulation” in both cases (freelancer/trader)?

Für alle Hinweise sowie für die klärende Informationen danke ich Ihnen im Voraus!
I would like to thank you in advance for all hints and clarifying information!

Attachment [5]

Für alle evtl. Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
If you have any questions, please do not hesitate to contact me.

Mit freundlichen Grüßen
Yours sincerely
Ivan Petrov


 

Bemerkungen:

[1] – Stillschweigend schreibt man zuerst den Vornamen danach den Nachnamen. Wenn in mancen Fällen,der Nachname vorerst geschrieben wird, muss man unbedingt zwischen den Namen eine Komma setzen. Beispiel: Merkel, Angela.

[2] – Deine Staatsangehörigkeit ist wichtig, denn die EU-Angehörige in vielen Fällen ganz anderer Regulierung unterliegen als die Staatsangehörige von beispielsweise Russland, Türkei, Ukraine, Indien etc. Datum deiner ersten Beschäftigung in Deutschland. Deine Aufenthaltsdauer ist auch von der Bedeutung.

[3] – Einige Dinge, beispielsweise uneingeschränkte Arbeitgeber Auswahl sind erst nach einer bestimmten Zeit (24 Monate) erlaubt. Es ist nie verkehrt, deine Aufenthaltsdauer zu präzisieren. So ersparst Du dir mehrere Rückfragen. 

[4] – Wenn Du aus einem EU-Land kommst, dann schreibe anstatt Bluecard IT-Fachkraft einfach  Angestellter. Bluecard Regelung ist ausschließlich für nicht EU-Länder vorgesehen. 

[5] – hänge an deine Email das Screenshot von deinem Aufenthaltstitel an. Die Seite mit “Selbständige Tätigkeit gestattet” genügt.

 

Sende deine Anfrage und warte ab. Wenn sie klar, kurz, höfflich und auf Deutsch geschrieben war, kriegst Du die Antwort innerhalb von zwei Wochen.

* – Explanations of German terms you’ll find in GLOSSARY.

Unterschiede zwischen Kleinunternehmer, Freiberufler, Freelancer etc. kurz erklärt gibt’s HIER.

 © 2018 Jaroslav Plotnikov ( all articles )

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